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特定技能1号の受け入れフローと支援内容 » 外国人材の募集採用ならLTB

特定技能1号の受け入れフローと支援内容

特定技能の制度

特定技能の概要については触れてきました。ここからは、どのようにすれば特定技能外国人を導入できるのか、導入した後はどのようなことをしなくてはいけないのかについて、受け入れる企業の立場から述べて行こうと思います。

一般的な受け入れフロー

在留資格を特定技能へ変更する際に必要なフローを以下に図示します。

■面接ルート:海外の場合
技能実習生と異なり、受け入れ元の国や政府が特段の取り決め(自国の送り出し機関やエージェントなどの指定)がない場合、直接受け入れたい企業が特定技能を希望する外国人をリクルーティングすることが可能です。

■受け入れルート:国内の場合
上記と同様に、受け入れ企業が直接リクルーティングすることが可能です。斡旋を希望する場合には職業紹介事業の許可を有する事業者から紹介を受けることとなります。例えば、技能実習生を監理団体を通して受け入れ、同じ監理団体から特定技能外国人からの斡旋を希望する場合はどうなるのでしょうか。
監理団体は技能実習生に限って斡旋することを許可されていますが、監理団体が職業紹介許可を持たない場合には斡旋することができません。(第二十七条 職業安定法の特例等

■面接・採用が決まったらすぐするべきこと
採用が決定したらまずは事前ガイダンス3時間を行うこととなります。雇用契約書を締結する前に雇用契約の内容、業務内容や受入機関(企業)の情報などを全て詳しく外国人本人がわかる言語で説明を行います。本人が納得した上で雇用契約を結ぶかどうか決めることが目的という理解で差し支えないかと思います。
つまり、採用したからといってすぐに働かせてはいけません。あらかじめどのような内容で支援をしていくのか、給与がどのくらいなのか入管に申請して許可が下りて初めて働けると考えていいと考えます。技術・人文知識・国際業務のビザのように働かせてから在職証明書を入管に出せば良いというものではなく、特定技能外国人と受入機関、支援を委託する場合には登録支援機関がタグを組んで雇用を維持するイメージになるかと思います。

特定技能の申請をしてどのくらいの期間で許可が下りるのか、という質問をいただきます。現場の実感として企業側が初めて申請する場合、平均3ヶ月程度かと思います。同じ企業さんが二度目三度目に特定技能外国人を雇用する場合には最短で10日だったケースもあります。

■申請書類を準備する
企業側の書類の量もさることながら、外国人本人が確認をする書類や準備すべき書類はかなり多いと考えていいかと思います。この外国人本人が確認する書類には全て本人のわかる言語の併記が求められます。下記は留学生から特定技能へ変更申請をする場合の、本人が確認・準備すべき書類一部抜粋です。

  1. 特定技能外国人の報酬に関する説明書(給与の額がわかるものと同じ業務についている日本人の報酬等についても記載が必要です)
  2. 特定技能雇用契約書の写し(雇用条件書に合意する旨を確認する書類)
  3. 雇用条件書の写し(有給休暇、シフト、残業等のほか、給与から天引きされる予定のものを別紙記載する必要があります)
  4. 事前ガイダンスの確認書
  5. 支払い費用の同意書及び費用明細書(国外国内を問わず、送り出し機関やエージェント等に支払った費用が外国人負担で発生していないか本人が確認する書類です)
  6. 徴収費用の説明書(給与から天引きされる予定のものなどを記載します)
  7. 健康診断書(検査内容の指定があります)
  8. 源泉徴収票
  9. 直近1年分の住民税の課税・納税証明書
  10. 国民健康保険証の写し
  11. 国民健康保険料の納付証明書
  12. 国民年金保険料領収書の写し

特定技能運用要領・各種様式等より/出入国管理庁

■在留資格(変更)申請する
資料が準備できればいよいよ入管へ申請を行います。本人書類に不備があれば指摘されますが、企業側の書類に不備や不適格な事項があれば説明を求められると考えていいと思います。(例:社会保険加入要件を満たしているのに加入していないなど)

■国外ルート:迎えに行く
在留資格(変更)申請も許可されました。国外から入国する場合には空港に迎えに行く必要があります。

■住居の確保と生活に必要な契約の支援
住居の確保については、技能実習生と異なり、受入機関が寮などを準備することを必須とはしていません。ただし、特定技能外国人の方達が実際に住居を安全に確保するまではしっかりとサポートする必要があります。もし、特定技能外国人本人が自分で賃貸契約を結ぼうとする場合には、本人がわかる言語での賃貸契約内容の説明(「夜中に騒がないこと」、「その地域に特徴的なゴミ出しの方法」、「水道、ガス、電気の開栓等の方法」、「初期費用の内訳」等)を行う必要があります。さらには、外国の方は家族との連絡を取るためにWi-Fiは必須なことが多く、Wi-Fiの開設等のサポートや携帯電話の契約、新しく住む地域の生活を整えるために必要な情報(最寄りのスーパー、官公庁、警察、病院等)も提供します。

新たに始める生活でわからないとよく指摘をもらうのが、ゴミ出し方法やエアコンの操作方法です。ゴミ出しは可燃ゴミ、不燃ゴミの分別方法が地域によって異なるためカレンダーと一緒に本人のわかる言語で提示して説明をするのが良いように思われます。エアコンのリモコンは漢字で書かれていることが多く外国人にとってはわかりづらいようですね。

■許可と生活オリエンテーション
許可が無事に下りたところで、さらにしなくてはいけないのが生活オリエンテーションです。これは合計8時間必要で、内容としてはゴミ出し、生活ルール、近隣住民との挨拶や接し方を説明することと、書面での提示も求められます。この生活オリエンテーションは働く前に終わらせることが求められます。

私たちがよくもらう質問としては、給料から引かれる源泉所得税、住民税、健康保険や厚生年金の金額、年末調整や扶養控除などについてです。特に特定技能外国人は5年経過すると帰国することが前提なので、積立て感の強い厚生年金は戻ってくるのか、その一時脱退金はいくらなのかということが気になるようです。

厚生年金等一時脱退金やその他税金に関する記事はこちら


ここまでは実際に働くまでの道のりを大まかに述べてきました。では実際に働き始めてからどのようなことが必要になるのでしょうか。

受け入れの支援体制

受け入れのために、特定技能外国人に対しては10の支援を必須としています。これは働き始める前に本人にもどのような支援が受けられるのかという観点で説明をすることが求められます。さらには、3ヶ月に一度必ず入管に対して「定期届出」を行わなくてはなりません。なかなか大変な制度ですね。

雇用前にすべき支援については上記で触れてきました。ここでは上記以外の具体的な支援内容について述べていこうと思います。

■住所変更手続きなどへの同行
特定技能外国人に住所変更が必要な場合には、官公庁に同行して転出届・転入届のサポートを行う必要があります。(なお、転出等については必ずしも同行ではなく、郵送で済ませられるケースもありますので電話等で確認してみましょう。)

■苦情・相談の対応
支援責任者(支援計画をする際に指定をします)は、働く現場や生活環境で苦情や悩みがある特定技能外国人の対応をしなくてはなりません。日本語でうまく説明できないことも多々あるのでしっかりと受け止めて彼らの声を代弁したいものです。

■日本語学習の機会の提供
具体的には日本語の向上を目指す外国人におすすめの教材や学習方法、テキスト等を使っての指導・教育(オフライン・オンラインどちらも可)が挙げられます。私たちが現場で感じるのは彼らが日常受入機関で使用する特徴的な日本語を理解してもらったほうがいいなということです。専門用語まで行かなくても、私たちが気づかず和製英語で表現している対象(彼らの国では全く違うものを指したり)や単語を短縮して表現する(例:ポテチ=ポテトチップスなど)のは彼らにとってはわかりづらいかもしれないと理解をしておくだけで、言葉の障壁の一つは減るのではないでしょうか。

■日本人との交流支援
新型コロナウィルスが流行してから、物理的に交流するのは難しい状態が続いています。本来であれば、町内会の集まりや地域のお祭りなどに参加する支援をしたりすることが求められます。特にこういった交流支援により、地域の方達の特定技能外国人へのコミュニケーションの場にもなり、お互いの存在を知り理解することで、政府が掲げる「外国人との共生」に一役買うのではないかと思います。

■転職の支援
失業した場合には、すぐに帰国しなくてはならないわけではありません。特定技能としての在留期間までは就職活動を行うことを前提に在留することが許可されています。ただし、3ヶ月以上ブラブラと就職先を探さずにいる場合には、「正当な理由なく3ヶ月以上特定技能1号にかかる在留活動」を行なっていないものとみなし、在留資格を取り消される場合もあります。

転職をする場合には、その特定技能外国人が許可を受けている各分野内であれば転職が可能です。さらに、本人が複数の技能評価試験を合格している場合には、もちろんその分野への転職も可能となります。なお、製造3分野など(素形材産業・産業機械製造業・電気電子情報産業)ではこの3分野間で、同一の技能評価試験合格を要件としている場合には転職は可能です。
例えば、「鋳造」は、「素形材産業分野」及び「産業機械製造業分野」の範囲に限り転職が認められているため、転職は可能です。(業務区分が認められていない分野へは、転職することはできません。)特定技能外国人材制度(製造3分野)Q&Aより/経済産業省

■定期的な面談と入管への届出
面談については、支援計画書に提出した通りの3ヶ月に1度以上の面談が求められます。特定技能外国人に対してヒアリングする面談内容は以下の通りです。

  1. 業務内容に関する事項
  2. 待遇に関する事項
  3. 保護に関する事項
  4. 生活に関する事項
  5. その他の事項
  6. 法令違反等の有無等

なお、受入機関報告する内容は以下の通りです。特定技能外国人が報告する内容と対になっていますね。

  1. 業務内容に関する事項
  2. 待遇に関する事項
  3. 保護に関する事項
  4. 生活に関する事項
  5. その他の事項
  6. 法令違反等の有無

定期届出について、上記面談内容のほか以下の資料を準備します。

  1. 特定技能外国人の賃金台帳の写し
  2. 特定技能外国人の四半期最終月の勤怠が分かる資料(タイムカード等)
  3. 特定技能外国人と同じ業務内容等で比較可能な日本人の賃金台帳の写し
  4. 特定技能外国人への給与振り込み明細書
  5. 制服代や寮費など特定技能外国人を受け入れるにあたってこの期間要した請求書
  6. 定期届出初回のみ健康保険被保険者証
  7. 全社での日本人及び外国人のこの期間内での人員の増減
  8. 全社での日本人及び外国人のこの期間内での解雇の有無

3ヶ月に一度入管に届け出る定期届出の期限は以下の通りです。

  1. 1月1日〜3月31日分を4月14日までに
  2. 4月1日〜6月30日分を7月14日までに
  3. 7月1日〜9月30日分を10月14日までに
  4. 10月1日〜12月31日分を1月14日までに

■随時届出
特定技能外国人を受入機関は以下のような支援計画内容に変更があった場合、変更があった日から14日以内に入管に届け出なければなりません。

  1. 特定技能外国人の雇用契約に変更がある場合
  2. ・雇用期間の短縮
    ・就業場所の変更
    ・従事すべき業務の内容
    ・労働時間等の変更(フルタイムをパートタイムへ変更など、ただし原則は認められていません)
    ・休日が減少する場合
    ・休暇が減少する場合
    ・賃金が変更になる場合(昇給も減給も)
    ・退職に関する事項
    ・雇用契約を終了する場合など

  3. 支援計画に変更がある場合
  4. ・支援責任者の役職変更
    ・支援責任者を新たに選任する場合
    ・支援責任者が退任した場合
    ・支援計画に記載した支援担当者数が減った場合など

いかがでしょうか、かなりやることが多いなというのが実感かもしれません。

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