初めて外国人を採用する時に必要な手続き・留意点

はじめに

初めて外国人雇用を検討している場合、何をどのように進めて行ったらよいか?お悩みの方も多いでしょう。外国人社員の場合、日本人社員の雇用手続きとの主な違いは、外国人の日本での活動を許可する「在留資格の手続き」を行うことです。
一方、日本人社員と同じように雇用保険や社会保険の加入手続きなども必要です。
本記事では、外国人社員を初めて採用する際に必要な手続きや留意点について解説します。

外国人雇用の手続きは?

外国人を雇用する際は、日本に住んでいる外国人の場合と海外から採用する場合では、手続きが異なります。

日本に住んでいる外国人を雇用する場合

日本に住んでいる外国人雇用の手続きで、確認するポイントは以下の通りです。
•在留資格の確認
•在留資格を変更する必要があるか確認
•アルバイトの場合は「資格外活動」の確認

就労できる在留資格であることを確認する
外国人を採用する際は、自社の業務と在留資格で認められている活動内容が一致していることが必要です。
もし、在留資格の活動以外で雇用してしまった場合には、資格外活動違反として懲役3年以下または300万円以下の罰金が科せられます。また、不法在留者の外国人を雇用した場合には不法労働助長罪となりますので注意が必要です。

在留資格を変更する必要がある場合は手続きを行う
在留資格の活動内容が就労ビザではない場合は、在留資格の変更手続きが必要です。例えば留学生の新卒者を雇用したい場合には、就労できる「技術・人文知識・国際業務」「特定技能」などの在留資格に変更をおこないます。
留学生から他の在留資格に変更する際は、外国人本人と会社側が準備する必要書類を揃えて申請手続きを行います。
変更手続きでは申請期間1~2ヶ月ほどかかりますので、会社の採用計画に合わせて早めに手続きを行うと良いでしょう。

就労資格を有する方や留学生等をアルバイトで雇用する場合、資格外活動の許可が必要になる
就労資格を有する方や留学生等をアルバイトで雇用する際は、「資格外活動」の許可申請が必要です。「資格外活動」とは、在留資格で認められている内容以外で活動が許可される手続きです。
例えば、留学生がアルバイトしたい場合には「資格外活動」の許可を取得して働くことができます。ただし、労働時間の規定が週28時間以内となっていますので注意が必要です。
もし超過した労働時間で働いた場合には、3年以下の懲役、または300万円以下の罰金に科せられます。
「資格外活動」の許可は、在留カードの裏面に記されている内容から確認できます。
※永住者や定住者、日本人/永住者の配偶者の在留資格の場合、就労活動に制限がないため
資格外活動許可の対象ではありません。

海外に住んでいる外国人を雇用する場合

海外に住んでいる外国人雇用の手続きで確認するポイントは、以下の通りです。
•在留資格の確認
•在留資格の申請の手続き
•在留資格に必要な書類
•日本国内の手続き

自社業務と在留資格での活動が一致しているか確認する
海外から外国人を採用する際は、就労できる在留資格であることと、自社で従事する業務が認められている範囲内であることです。また、外国人本人のスキルや経験、希望する雇用期間などが、在留資格の条件にそっていることが必要です。
海外から外国人を採用する際は、どの在留資格で受け入れるのか?取得条件と外国人の履歴等を照らし合わせて検討すると良いでしょう。

在留資格の申請の手続きの流れ
外国人を雇用する際は、以下の流れで手続きを行います。海外から外国人を雇用する場合は、外国人本人が手続きを行うことができないため、会社側の代理人が一連の手続きを行うことになります。
1.必要書類を準備する
2.申請書を作成する
3.「在留資格認定証明書」を出入国在留管理局に申請する
4.「在留資格認定証明書」が交付され、証明書は日本の代理人宛てに届く
5.代理人が海外の外国人本人へ「在留資格認定証明書」を送付する
6.外国人本人は、在外日本公館へ「在留資格認定証明書」を提出してビザ申請を行う
7.在外日本公館よりビザ発給される

外国人は、日本入国時に「ビザ」と「在留資格認定証明書」を提示し、パスポートに上陸許可の証印が押され、在留カードが発行されます。

在留資格に必要な書類について
在留資格の申請では、以下の書類を準備する必要があります。以下の書類は、出入国在留管理局へ提出します。
•雇用契約書
•全部事項証明書(企業謄本)
•決算報告書のコピー
•会社案内などのパンフレットなど
•社内の写真(任意)
•雇用理由書(任意)
•採用者の卒業証明書または卒業見込み書
•パスポート
•日本語検定の合格証明書(任意)
•無犯罪証明書(任意)

在留資格以外の日本国内の手続きについて

外国人を雇用する際は、在留資格の手続きの他に、日本人社員と同じように、雇用保険や社会保険などの手続きが必要です。
•雇用保険への加入
•「外国人雇用状況届出書」の届出
•社会保険への加入
•住民登録

雇用保険へ加入する
外国人の雇用と離職のときは、ハローワークに雇用保険の届出を行います。日本人社員の手続きと違うのは、「 外国人雇用状況の届出」と「在留カード番号の届出」です。
雇用保険の加入では、31日以上の雇用と週の労働時間が20時間以上であることが条件です。
外国人の雇用保険の手続きは、「雇用保険被保険者資格取得届」の備考欄に氏名・国籍・在留資格・雇用期間・資格外活動許可の有無などを記入して雇用してから翌月10日までにハローワークへ届ける必要があります。

ハローワークへ「外国人雇用状況届出書」の届出を行う
「外国人雇用状況届出書」の届出は、平成19年より、外国人労働者を雇用する全ての事業主に対して義務化されている制度です。外国人雇用状況届出の提出を忘れたり、間違った報告をした事業者には30万円以下の罰金が科せられるため、注意が必要です。

社会保険への加入
外国人を雇用する際は、社会保険への加入が必要です。外国人社員も日本人社員と同じように社会保険へ加入しなければなりません。
なお、国籍によっては、外国人の本国の社会保障制度と日本とで二重負担になる場合があるため、確認が必要です。
なお、外国人が加入する必要がある保険は、「労災保険」「雇用保険」「健康保険」「年金保険」です。

住民登録の手続き
外国人が日本に在留する際は、居住する地域への住民登録が必要です。住民登録は、管轄している市区町村役場へ居住者である外国人本人が入国後14日以内に手続きを行う必要があります。
住民登録の手続きは、会社または支援機関等が登録手続きのサポートを行うようになります。住民登録は、日本国内で銀行口座の開設など、日本国内での手続きに必要なため、順序よく申請を行うようにしましょう。

手続きは外国人本人の確認が必要

外国人を雇用する際は、外国人本人だけでは手続きができないため、会社側の代理人、行政書士、支援サービスなどを通して、申請手続きを行うようになります。各種手続きを行う際は、日本語以外で、英語や外国人の母国語に翻訳した書類について理解できるような説明し、わかりやすいサポートが必要です。

まとめ

外国人を採用する際に必要な手続きについて解説しました。外国人を採用する際は、日本在住の外国人または海外から採用する場合では、必要な手続きが異なります。海外からの外国人の場合は、在留資格の申請を行う必要があり、国内在住の外国人の場合は、取得している在留資格が自社業務の活動範囲に合っているか確認が必要です。また、外国人社員も日本人社員と同じように社会保険の加入など各種手続きが必要なため、会社の採用計画に合わせて早めに準備をして手続きを進めていきましょう。

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