応募があっても音信不通！外国人応募者とのコンタクトのコツ

連絡が取れないんですけど

私たちがサービスを提供している外国人とお客様の求人をマッチングさせるサービスPEREGRE WORKS、ご利用いただいている企業の30%くらいの割合でご指摘を頂くワードです。「応募があってもなかなか連絡が取れない。」、「出来るだけ早く連絡をとり働いてもらいたいのに。」こういったご指摘に少しでもお役に立てればと思い、私たちが創業から７年間貯めてきたノウハウを今回はお伝えしていこうと思います。

心掛ける3つの事

私たちが、7年間マニュアルでマッチングしてきて、痛烈に感じるこれは絶対にやった方がいいとお勧めする3つのポイントに触れていこうと思います。ずばり、ファーストコンタクトをとるべき時期、コンタクトを取る手段、そしてコンタクトをとるべき時間帯です。

一、応募が来たらなるべく早く対応するべし

応募が来たら、１分でも早くファーストコンタクトをとってみて下さい。私たちが現場で培ってきたノウハウとして、一週間応募を放っておくと90%の確率でその後のコンタクトはとれなくなります。

以下はファーストコンタクトが取れる割合と経過日数です。

理由として、外国人の仕事探しは本当に困っている場合がほとんどだからです。つまり、外国人本人は応募から平均2日経過するともうダメかもしれないと感じ、慌てて他を当たり始めるためです。その背景として、生活がかかっていることが殆どであるということになります。日本人が職を無くしても、実は失業したら雇用保険や、病気で休職することになってら傷病手当、その他区役所や市役所の窓口などにでむけば、相談に乗ってもらえることも少なくありません。外国人は通常そう言った社会保障や広義でのセーフティネットがあることを知識として知らない場合が多く、頼れるのは友人知人や肉親と言った狭義でのセイフティネットです。いくら親しい人に頼るにしてもできるだけ自分で何とかしていくというのは人間が普通に考えることだと考えます。

ニ、連絡する時間帯を工夫するべし

ファーストコンタクトの際、本人とある程度、話が出来ている場合には次のコンタクト日時を決めておくことと、できる限り面接日時も決めてしまうことをお勧め致します。また、ファーストコンタクトが仕事中で取れないとか、その日の業務が終わってからにして欲しいなどと行った場合には、夕方午後5時以降午後9時位まで、もしくはお昼時間、正午から午後1時まで、もしくは土日の日中などに連絡をとってみましょう。いずれにしても、できだけ早く、面談や面接の設定も1日でも早く行うことをお勧めします。

三、連絡方法を考慮すべし

ほとんどの場合には、電話が通じることも多いですが、電話がない場合もあります。

電話番号がわかる場合　電話をする、電話しても出ない場合はSMSでメッセージを送りましょう。

簡単な日本語

わたしは　さっき　でんわした しごとのかいしゃ　の　ひと　です。はなしが　したいので でんわください。　080-0000-5555 ヤマダ

英文

Thanks for your application, this is the company named Yamada, hope your call to talk on your JOB very soon! 080-0000-5555

メールがわかる場合、メールで連絡を取ってみてください。上記のような、わかりやすい文面がお勧めです。

SNSがわかる場合、実は電話よりも、メールよりも、もしわかるのであれば、こちらが断然お勧めです。

面接の前に心掛ける事2つ

一、連絡をこまめに取るべし

さて、コンタクトが無事とれ、面接日程も固まった。ここで気を抜いては行けません。面接が実際に実施されるまで、最低でも4回は確認をしましょう。

そんなに連絡して嫌がられない？と言った声も聞かれそうですが、ほとんどの場合にはそうした心配は不要です。

これは文化的な比較から見て説明するのが合理的かと思います。私たち日本人は世界でもパーソナルスペースが広いとされている文化です。つまり、他人に物理的にも心理的にも近い事に慣れていないと考えて頂くと良いと思います。日本人より外国人の方が密度の濃い物理的にも心理的にもコミュニケーションに慣れているため、必要なコンタクトはすべきと考えとることをお勧めします。

二、時間通りに来ないことを想定すべし

これも上述したこまめに連絡をとることをお勧めする理由でもあります。日本人は時間通りに動くこと、「5分前行動」などはビジネスマンに必須などと言われるように相手を待たせないことが礼儀や相手を尊重する意思を表現する手段の一つともなっています。一方、外国人は文化の背景や商慣習などにより必ずしも時間通りに動くことがベストとされていないこともあることを念頭に入れ、早め早めに彼らと連絡をとり時間に間に合わなそうな雰囲気を先に掴んでおくことが肝要になってきます。

応募した仕事の内容を理解していない

お客様から「自分で応募した仕事の内容を理解していない」、「自分で応募しておいて志望動機がないって何？」というご意見をいただくことがあります。私たちも長年の経験から、稀なケースではなく結構な割合で起こる問題だと認識しています。ですが結論から言いますと「ご心配はいらない」ということに尽きるかと思っています。このご不安の背景には、求人内容や働く職場を事前によく知っておくことが礼儀であるという日本のビジネスマナーであったり、日本人が企業組織として相手に忠誠心を持つことを期待しているといったことなどからくるのではないでしょうか。

私たちとしては、応募時の彼らの働く意欲が高いことに変わりがなく、ただ、応募の際に仕事の内容を深く理解していないだけに尽きると考えています。

余程彼らの想定している業務内容と企業で想定している業務内容が肉体的、精神的に感じる負荷の面で大きく異なることがなければ、また、彼らをしっかりと日本人と同等に待遇することができていれば、彼らも期待に応えようと努力しますし、入社してからの定着率は高いということは、私たちも自信を持って申し上げられることかと考えています。